A kézi adminisztráció nem csak unalmas, hanem drága is
Sok vállalkozásban a számlázás, rendeléskezelés, készletnyilvántartás, ügyféladat-rögzítés és belső riportolás még mindig több különálló rendszerben történik. Van egy számlázóprogram, mellette Excel-tábla, külön CRM, külön webshop, külön raktárlista, emailben érkező rendelés, kézzel továbbított dokumentum a könyvelőnek. A munkatársak látszólag dolgoznak, valójában sokszor ugyanazt az adatot viszik fel több helyre.
Ez nemcsak időveszteség. A kézi adminisztráció hibákat is termel: elírt adószám, rossz cím, duplikált ügyfél, kimaradt rendelés, hibás készletadat, késve kiállított számla, rossz státuszban maradt ajánlat. A digitális működés legnagyobb pazarlása gyakran nem az, hogy nincs elég szoftver, hanem az, hogy a meglévő rendszerek nem beszélnek egymással.
Hol látszik először a probléma?
A legtöbb cég akkor kezdi érezni az adminisztráció súlyát, amikor nő a rendelés- vagy ügyfélszám. Ami napi 5 rendelésnél még kezelhető volt, napi 50-nél már kapkodás. Ami tíz ügyfélnél még fejben tartható, száz ügyfélnél elveszik. A növekedés ilyenkor nemcsak bevételt hoz, hanem megmutatja a folyamatok gyengeségét is.
Figyelmeztető jel lehet:
- ugyanazt az adatot több helyre kell beírni;
- a készletadat nem egyezik a valósággal;
- a számlázás mindig utólagos kapkodás;
- a könyvelő rendszeresen hiányzó dokumentumokat kér;
- a vezetői riport kézzel készül több Excelből;
- az ügyfél státuszát csak egy munkatárs tudja pontosan;
- a webshop, CRM és számlázó között nincs kapcsolat.
Ezek a hibák eleinte aprónak tűnnek, de idővel lassítják az ügyfélkiszolgálást, növelik a belső feszültséget, és rontják a pénzügyi átláthatóságot.
Számlázás: nem csak a számla kiállítása számít
A digitális számlázás sok cégnél már megoldott, de a folyamat körülötte még kézi marad. A számla kiállítása gyors, de az adatok előkészítése, rendelés ellenőrzése, teljesítés igazolása, fizetési státusz követése, könyvelői adatátadás és kintlévőségkezelés még sok munkát igényelhet.
Egy jól kialakított rendszerben a rendelésből vagy szerződésből számla készülhet, a fizetési státusz frissül, a könyvelő megkapja az adatokat, a lejárt számlák pedig automatikusan listázhatók. Ez nem jelenti azt, hogy minden pénzügyi döntést gépre kell bízni. A cél az, hogy az ember ne adatokat másoljon, hanem ellenőrizzen és döntsön.
Különösen hasznos lehet az automatizálás:
- rendszeres díjak számlázásánál;
- webshoprendelések számlázásánál;
- előfizetéses szolgáltatásoknál;
- részszámlák és teljesítési igazolások kezelésénél;
- lejárt fizetések figyelésénél;
- könyvelői exportoknál.
A számlázási folyamat akkor jó, ha nem hónap végén derül ki, mi hiányzik.
Vállalatirányítás: mikor kell több, mint táblázat?
Az Excel sokáig jó eszköz lehet, de van határa. Amikor több ember szerkeszti, nincs jogosultsági rend, nem egyértelmű, melyik a legfrissebb fájl, és a vezetői döntés kézzel összerakott adatokon alapul, érdemes vállalatirányítási rendszerben gondolkodni. Ez lehet ERP, integrált ügyviteli rendszer vagy olyan szoftverkörnyezet, amely összekapcsolja az értékesítést, beszerzést, készletet, számlázást és riportolást.
Nem minden KKV-nak kell nagyvállalati ERP. Sokszor elég egy jól választott, kisebb rendszer, amely lefedi a legfontosabb folyamatokat. A vállalatirányítási rendszer akkor térül meg, ha csökkenti a kézi egyeztetést, pontosabb adatot ad, és kevesebb hibával viszi végig a munkát.
Érdemes mérlegelni, ha:
- nő a rendelésszám;
- több telephely vagy raktár van;
- gyakori a készlethiány vagy túlkészlet;
- sok kézi riport készül;
- a számlázás, raktár és értékesítés nincs összekötve;
- a vezető nem lát naprakész pénzügyi és működési adatot.
Bevezetés előtt rendet kell tenni
A vállalatirányítási rendszer nem oldja meg a rosszul leírt folyamatokat. Ha nem világos, ki hagy jóvá beszerzést, mikor számít teljesítettnek egy rendelés, hogyan kezelik a visszárut, ki módosíthat árlistát, vagy milyen státuszai vannak egy ügyletnek, a rendszer csak digitalizálja a zavart.
Bevezetés előtt szükséges:
- folyamatok feltérképezése;
- felesleges lépések törlése;
- felelősségi körök tisztázása;
- adatok tisztítása, például ügyféltörzs és terméklista rendezése;
- jogosultságok megtervezése;
- riportigények meghatározása.
A legnagyobb bevezetési hiba az, amikor a cég régi működését akarja változtatás nélkül betolni egy új rendszerbe. Ilyenkor drága szoftverrel is ugyanazok a problémák maradnak.
Mennyi időt lehet nyerni?
A megtakarítás gyakran nem látványos, hanem sok apró lépésből áll össze. Ha egy munkatárs naponta 30 percet tölt adatrögzítéssel, amelyet integrációval vagy automatizmussal ki lehet váltani, az havonta több munkaóra. Ha a könyvelői egyeztetés, számlakeresés, rendelésstátusz-ellenőrzés vagy riportkészítés gyorsul, az a vezetői és adminisztratív kapacitást is felszabadítja.
A digitális számlázás és vállalatirányítás igazi haszna nem az, hogy kevesebb kattintás van, hanem hogy kevesebb a bizonytalanság. Naprakészebb adatból gyorsabban lehet dönteni: mit kell rendelni, ki nem fizetett, melyik ügyfél aktív, hol csúszik a teljesítés, melyik termék fogy gyorsan.
A jó rendszer emberi bevezetést igényel
Egy új rendszer akkor bukik el, ha a dolgozók nem értik, miért kell használniuk, vagy több munkának érzik, mint a régi módszert. Ezért rövid oktatás, tesztidőszak, belső felelős és fokozatos átállás kell. Nem elég megvenni a szoftvert. Meg kell tanítani, hogyan illeszkedik a napi munkába.
A jó digitális rendszer nem elveszi a kontrollt az emberektől, hanem kevesebb hibával ad nekik jobb rálátást. Ha a számlázás, ügyféladat, készlet és riportolás összekapcsolódik, a cég kevésbé függ egy-egy ember memóriájától vagy saját táblázatától. Ez nemcsak időnyereség, hanem stabilabb működés.
Fotó: Magnific